二手選物店的庫存地獄：一件一件賣，系統卻一直跟不上

朋友開了一間古著選物店，每週固定進 30-50 件貨，每件衣服都是獨一份。開業半年，她的 IG 追蹤數破三千，LINE 官方帳號也累積了幾百個熟客。聽起來很順。

但有一天她傳訊息給我：「我剛剛把同一件外套賣給兩個人。我不知道怎麼辦。」

這不是粗心，是系統壞掉了。她的庫存記在 Excel，IG 限動接單，Facebook 社團也有人問，LINE 群組也有人留言。四個地方同時有人要，她一個人根本顧不過來。這種問題，不是認真一點就能解決的。

二手品的庫存問題，比一般電商難在哪

一般電商賣的東西有 SKU、有庫存數量。同款商品賣掉一件，系統扣一件，邏輯很簡單。

二手品完全不一樣：每件都是孤品，賣掉就是賣掉，沒有補貨。這代表你需要的不是「庫存數量管理」，而是「每一件物品的狀態追蹤」。

一件外套的狀態可能是：

• 剛進貨，還沒拍照。
• 已拍照，正在剪片，還沒上架。
• 已上架，可能同步到 IG、蝦皮、網站，或只在某一個平台。
• 有人留言詢問中。
• 已保留，但還沒付款。
• 已售出。
• 已出貨。
• 退貨中。

每件衣服都在流動，狀態都不一樣。如果你只用 Excel 或手機備忘錄管，時間一長，腦袋會先撐不住。

第一步：給每件商品一個唯一編號

聽起來很基本，但很多人跳過這一步，然後一直在解決「搞不清楚這件是哪件」的問題。

建議的做法是進貨時就給號碼。例如用日期加流水號：20260601-001、20260601-002。拍照時照片檔名包含這個號碼，貼文的時候在說明裡或備忘錄裡記這個號碼，客人付款時的備註也要求填這個號碼。

有了唯一編號，你才能讓不同平台、不同工具的資訊「對得上」。

第二步：選一個地方集中管庫存狀態

多平台上架的問題不是不能做，但要有一個「主庫存」，其他平台都是分流。

如果你剛起步，月銷 50 件以內，可以用 Notion 或 Airtable 建一張表，欄位包含：商品編號、品項、尺寸、定價、狀態（下拉選單）、上架平台、備註。每天花 10-15 分鐘更新狀態，就能掌握。

• Notion 免費版：適合初期、月銷 50 件以內。缺點是要自己維護，沒有自動同步。
• Airtable 免費版：適合初期到中期。表單功能比 Notion 好，但學習曲線稍高。
• 91APP 小店：月費約 NT$500-1,000，適合月銷 50-200 件。需要一次把商品建進去，初期有工。
• Shopify + 二手 app：月費約 NT$900 起，適合有海外客戶或品牌化需求。缺點是英文介面和設定較複雜。

如果你月銷 100 件以上，還想同步上 IG 購物、蝦皮、自架網站，這時候需要「多平台庫存同步工具」，例如 Cyberbiz（台灣本地方案）或 Shopify + 插件。這類工具可以讓你在一個後台賣掉一件，其他平台自動下架，避免超賣。但費用和設定成本都比較高，月費通常在 NT$1,500 以上。

第三步：上架流程要標準化，不能靠記憶

很多選物店的上架是這樣的：進貨、隨手拍照、覺得差不多了就發 IG 限動、有人說要、LINE 傳帳號、確認匯款、打包出貨。

這個流程靠的是你當天的記憶和情緒，做不大。

可以試著把上架拆成幾個固定動作，每件商品都走一樣的路：

• 1. 進貨登記：商品編號、進貨成本、預計售價，存進主庫存表。
• 2. 拍攝或剪片：檔名帶編號，存進固定資料夾。
• 3. 撰寫品項說明：品牌、尺寸、狀況、定價，有模板會快很多。
• 4. 上架：同步到要賣的平台，主庫存狀態改為「已上架」。
• 5. 售出：主庫存狀態改為「已售出」，在其他平台手動下架，或讓系統自動同步。

這個流程不複雜，但寫下來之後，你或協助你的人都能照著做，不再靠人腦記。

什麼時候該從 Excel / Notion 升級

有幾個訊號代表現在的工具開始跟不上：

• 每週至少一次，你不確定某件衣服賣掉了沒。
• 有客人問「之前那件還有嗎」，你要翻很久才能回答。
• 你開始在蝦皮和自己的網站同時上架，但忘記在哪邊先賣掉。
• 你想要用報表看「這個月哪個品類賣最好」，但資料全都散的。

遇到這些情況，代表你的生意規模已經超過手動追蹤的上限，是時候認真評估用正式的後台系統了。

升級不是失敗，是你做到一定規模之後應得的工具。

最後一件事：先把現在的東西整理清楚

很多老闆在考慮換系統時，第一個問題都是「哪個系統比較好」。但更重要的問題是：「我現在到底有多少件東西在賣？狀態分別是什麼？」

如果這個問題你答不出來，換了新系統也只是把混亂搬進去。

先花一個下午，把所有在售商品都核對一遍，確認哪些已售出、哪些還在架上、哪些保留中。這個動作本身，就會讓你對自己的生意清楚很多。