同一件事做了三次，找出最值得自動化的重複工作

有沒有這樣的經驗：某一天下午，正在複製貼上第三張一模一樣的報表，突然停下來，盯著螢幕發愣。

「我上個月也做了這個。上上個月也做了。」

然後繼續貼上去。

這不是效率問題，是一個信號，某件事已經重複到不應該再由人來做了。

我們為什麼不去自動化「明明可以自動化的事」

說真的，不是不想，是不確定。

自動化聽起來像一個需要工程師、需要預算、需要整個技術團隊的事。很多人一開始的想像是：要動系統、要串 API、要改底層，光想就覺得麻煩。

所以我們繼續複製貼上。繼續手動發那封每週發一次的信。繼續在三個試算表之間剪剪貼貼，把數字湊成一份報告。

但其實，最值得自動化的事，往往不是最複雜的那個。

是最無聊的那個。

「做了三次」這個門檻

有一個很實用的判斷方法，來自軟體工程圈，叫做「三的規則」（Rule of Three）：

第一次做，就做。第二次做，留意一下。第三次做，停下來想想，這件事是不是應該自動化了？

這個邏輯放到日常營運裡一樣成立。

如果某件事已經重複了三次，而且可預見它還會繼續重複，那它就是一個候選人。

不是因為它很重要，是因為它的「重複性」本身就是一種成本。每次手動做，都是在用時間換一個本來可以被取代的動作。

先找出「你真的在做什麼」

很多人說不出自己每天在重複哪些工作，不是因為沒有，是因為太習慣了。

有個方法是：在一天結束時，花五分鐘寫下「今天我做了什麼事情感覺是在重複之前做過的」。不用很正式，手機備忘錄就好。

做個兩週，你會開始看到一些結構。

常見的重複工作長這樣：

• 每週一手動彙整各平台的銷售數字，貼到同一個試算表
• 收到新訂單，手動發一封確認信給客戶
• 每月月底把客戶資料從表單匯出，再貼到 CRM 裡
• 每次有新員工，一步步帶他做一模一樣的帳號開通流程

這些事情有個共通點：有固定觸發條件、有固定執行步驟、有固定產出。

只要符合這三個條件，幾乎都可以被自動化，或者至少可以被「半自動化」。

不是每件事都值得自動化

說到這裡，要加一個重要的補充：不是所有重複的事都值得花力氣自動化。

有些事看起來重複，但其實每次都需要人的判斷，比如每週的行銷文案、每次的客訴回覆。這類事情用模板輔助是合理的，但不能全部交給機器，因為脈絡很重要。

真正適合自動化的，是那種就算沒有人看，它的輸出也不會出問題的工作。

確認信可以自動化，因為格式固定。但針對一位剛剛留下差評的客戶的回覆，就不能自動化，因為需要判斷語氣和情緒。

這個邊界，在決定要自動化哪些事之前，值得先想清楚。

從最小的那個開始

很多人的自動化之路，是從一個宏大的計劃開始，然後卡住了。

其實更好的方式是：找出清單裡最小、最無聊、頻率最高的那件事，先解決它。

可能只是設定一個自動回覆，可能只是讓表單提交後自動整理到試算表。這類事情，現在有很多工具可以不寫一行程式就做到，Zapier、Make（前身是 Integromat）、Notion 的自動化、甚至 Google Sheets 的 Apps Script，都可以解決很多日常的小重複。

解決了第一個，會有兩個收穫：一是省下來的時間，二是「原來自動化沒那麼難」的感覺。

這個感覺很重要。它會讓我們開始用不同的眼光看待那些重複的工作，從「就這樣吧」變成「這件事是不是也可以不用人做」。

自動化的本質不是「省人」

最後想說一件事：很多人對自動化的想像，是把人的工作「消除掉」。但真正的自動化，更像是在幫人做「值得被替代的那部分」，好讓人去做「不值得被替代的那部分」。

剪剪貼貼的工作，被機器做掉。判斷、創意、與人連結的部分，留給人。

一個老闆每週花四個小時手動整理報表，他的四個小時很可能值得被用在更重要的決策上。那四個小時的自動化，不是省掉了一個人，是還給他一個可以真正思考的下午。

當我們開始認真記錄「哪些事已經做了三次」，通常會驚訝地發現，那份清單比預期的長很多。

從最短的那件事開始。這週就可以。

（如果看完這篇還是不知道要從哪裡開始，那也很正常，說明你的工作流程豐富多元，不是說明你懶。）