室內設計工作室的報價與專案追蹤：用什麼工具不讓案子掉球

一個案子從詢問到完工，少則三個月，多則一年。這中間你要追：客戶的選材確認、施工進度、廠商報價、尾款收款……每一件事都可能在不同的地方：LINE 聊天記錄、Gmail、某個 Excel，還有你自己的記憶。

等到案子多起來，掉球不是意外，而是必然。

報價階段：最常出問題的地方在這裡

很多室內設計工作室的報價流程大概是這樣：收到詢問、開 Word 改報價單、傳 PDF 給客戶、客戶說要修改，再開一份 Word。第三版、第四版之後，最後自己都不知道哪一份是最終版。

這個問題的根本不是工具，是「版本沒有被管理」。

解法不一定要很複雜。你可以做的，是建立一套命名規則：客戶名稱＋案號＋版次，例如「陳先生新家_2024A_v3」，每次修改都存成新版，不覆蓋舊版。這樣當客戶說「我要回到上一個版本的廚具預算」，你才不用靠記憶找。

報價工具上，目前市面上幾個常見選項：

• Excel / Google Sheets：適合剛起步、案量少、自己習慣的工作室，費用通常是免費。
• Canva 報價模板：適合重視視覺、想給客戶好印象的工作室，免費到約 NT$180/月。
• Houzz Pro：有完整報價加專案管理，適合 5 人以上工作室，約 USD 200/月。
• 鼎新雲端報價：台灣在地化、中文支援佳，費用依方案不同。
• Notion 自建：彈性高，但需要花時間設定，免費到約 USD 16/人/月。

如果你一個月承接的案子不超過 5 件，Google Sheets 加上雲端資料夾管理已經夠用。真正需要換工具的時機是：改版次數讓你困惑，或是有員工也要同步看報價狀態。

專案追蹤：案子進行中最容易掉的三顆球

報價確認之後，接下來是執行期。這個階段最常出問題的不是施工品質，而是資訊沒有集中。

三個最常掉的球：

一、客戶確認紀錄散落在 LINE。客戶在 LINE 說「磁磚就用上次看的那款」，你以為記住了，但三週後你忘了是哪款。解法：每次客戶確認任何決定，要立刻截圖或複製貼上到專案資料夾裡，標上日期。這不是 SOP，這是保護自己。

二、廠商報價沒有對應到哪個案子。水電報價、油漆報價、木工報價分別來自不同廠商，通常用不同方式傳來，可能是 LINE、Email 或紙本。如果沒有對應到案號，三個月後你會完全不知道那份報價屬於哪個案子。

三、尾款時間沒有預警。完工後催尾款是每個工作室都頭痛的事。但問題通常不在客戶，而是你自己沒有系統提醒你什麼時候該催。

三到十案同時跑，用什麼追比較不累

如果你現在同時在跑三個以上的案子，以下幾個工具組合值得試試。

輕量方案，適合 1 到 3 人小工作室：Google Drive 建資料夾結構，每個案子一個主資料夾，子資料夾分成合約、報價、選材確認、廠商報價、施工紀錄；再用 Google Sheets 做一張「案件狀態總表」，欄位包含客戶名稱、案號、目前階段、尾款日期、負責人。

這兩樣合在一起，月費幾乎是零，但需要你自己有紀律維護。

中量方案，適合 4 人以上或案量超過 8 件：用 Notion 建立專案資料庫，每個案子是一筆記錄，可以追蹤狀態、設提醒、上傳附件，再搭配 Trello 或 Asana 做施工階段看板。月費約 NT$400 到 NT$800，但可以讓所有人即時看到案子進度。

整合方案，適合想要一個軟體搞定所有事的工作室：Houzz Pro 或 Studio Designer 是國外室內設計圈常用的整合工具，報價、材料板、客戶溝通、專案進度都在同一個平台。缺點是介面全英文、價格偏高，約 NT$6,000 到 NT$8,000/月，適合已有固定客群、不想再東拼西湊的工作室。

從現在開始，做這一件事

如果你現在還在用 LINE 跟 Email 混著追案子，不需要馬上換工具。先做一件事：把所有進行中的案子整理成一張表，欄位只要五個：案名、客戶聯絡人、目前卡在哪、下一步是什麼、誰負責。

這張表每週更新一次，你會立刻知道哪個案子快要掉球。等你習慣這個節奏，再考慮導入更系統化的工具，不會太早、也不會太晚。